Einkaufskosten: Jetzt optimieren
Einkaufskosten: Jetzt optimieren
Mit Ausschreibungen hohen Preisen vorbeugen
89% aller Hoteliers sagen, dass die Kostenoptimierung eine sehr hohe Bedeutung hat, um zukünftig wettbewerbsfähig zu bleiben, so ein Ergebnis der repräsentativen Studie „GUESS“ des Marktforschungsinstitutes HINFAM. Diese Aussage überrascht nicht wirklich. Denn: nach den Preisexplosionen der letzten Monate, konnten die höheren Kosten trotz steigender Hotelumsätze gerade mal so aufgefangen werden. Aktuell entspannen sich die Einkaufspreise wieder etwas. Grund zur Entwarnung? Im Gegenteil. Experten rechnen mit erneuten Preissprüngen und somit unmittelbar steigenden Einkaufskosten. In allen Bereichen - bis hin zu Versicherungen. Daher sollte jetzt der Focus auf Ausschreibungen in den volumen- und somit kostenintensiven Sortimentsbereichen liegen. Für 79% der Hoteliers sind das vor allem die Energiekosten, gefolgt von 63% Lebensmittel / Food sowie 44% Reinigungsservice (GUESS).
Für 89% der Hoteliers ist Kostenoptimierung der wichtigste Punkt im Einkaufsmanagement, um als Hotel zukünftig wettbewerbsfähig zu bleiben. Quelle: Studie „GUESS“.
Ausschreibungen sind mehr als Preisvergleiche
Ausschreibungen sind ein sehr wirkungsvoller Weg, Kosten nachhaltig zu optimieren und somit eine bestmögliche Zuverlässigkeit und Planbarkeit zu erreichen, weil das komplette Warensortiment inklusive aller Rahmenfaktoren wie Preise und Konditionen analysiert wird. Anders der Preisvergleich, der oberflächlicher ist, weil er sich nur auf das reine Abgleichen von Preisen konzentriert. Allerdings ist diese Methode in der Hotellerie vorherrschend: Denn über 70% der Hotels führen mindestens einmal jährlich Preisvergleiche durch; Ausschreibungen jedoch nur knapp mehr als 30% (Quelle: www.progros.de). Ausschreibungen sind ganzheitlicher, natürlich auch zeitaufwendiger aber im Ergebnis erheblich effektiver. Ein wesentlicher Punkt ist die Warenkorbanalyse und das Re-Design des Warenkorbs pro Sortiment: Artikeldoppelungen oder -ähnlichkeiten werden bereinigt, überflüssige Artikel neue Wunschartikel hinzugefügt. Dieses Re-Design führt am Ende zu einem Warenkorb pro Sortiment, der den Bedarf des Hotels aktuell und für die nahe Zukunft optimal erfüllen soll.
Konditionen definieren
Neben der rein fachlichen Bedarfsdefinition, kommt als zweiter Baustein die Beschreibung der kaufmännischen Vorstellungen, der Definition der „Konditionen“. Zu den Konditionselementen zählen – neben den sich später ergebenden Preisen – weitere Parameter wie Zahlungs- und Lieferbedingungen, Rückvergütungen, Rabatte, Penalties bei Fehllieferungen, Listungsgebühren, Schulungen oder der Wunsch, Rechnungen sowie Artikeldaten für das hauseigene E-Procurement-System digital zu übermitteln. Somit hat der Anbieter alle wesentlichen Informationen für seine Kalkulation.
Energie, Food, Reinigungsservice – das sind die 3 top Kostentreiber, die Hotels im Auge haben bei ihrer Einkaufskostenoptimierung, weil sie den größten Einfluss aufs Unternehmensergebnis haben. Quelle: Studie „GUESS“.
Fachliche und kaufmännische Kompetenzen trennen
In der Hotellerie wird der operative Einkauf überwiegend vom Bedarfsträger selbst durchgeführt, also dem Abteilungsleiter eines Bereiches. Spitzenwert ist die Küche mit 77% (Quelle: GUESS). Meist ist es der gleiche Personenkreis, der dann auch Preisvergleiche oder Ausschreibungen durchführt. Da Zeit stets knapper wird und die Anforderungen immer mehr steigen, sollten Ausschreibungen aufgeteilt werden: Der Bedarfsträger definiert den konkreten fachlichen Bedarf (Produkte, Mengen, Qualitäten und Eigenschaften); und dann gibt es noch den kaufmännischen Part, der die wirtschaftlichen Parameter, also die Konditionswünsche, beschreibt und die Ausschreibung auch mit den potenziellen Anbietern abstimmt. Die Rollenaufteilung in „fachlich“ und „kaufmännisch“ bietet große Vorteile für die spätere Verhandlungsführung und beugt Befangenheiten vor.
Stakeholder einbeziehen
Ein professionelles Einkaufs- und damit verbundenes Ausschreibungsmanagement gehört zur Betriebsführung genauso dazu wie Revenuemanagement oder Human Resources. Außerdem lohnt es sich, Ausschreibungsergebnisse zu dokumentieren und den „Stakeholdern“ eines Hotels mitzuteilen. Dieser Beleg an Professionalität und Ernsthaftigkeit im Kostenmanagement schafft Transparenz und erhöht die Glaubwürdigkeit als auch das Vertrauen auf allen Seiten.
Vorteile professioneller Ausschreibungen
• Sortimente und Warengruppen werden laufend hinterfragt und optimiert
• Bereinigung unnötiger oder doppelter Produkte beim Warenkorbdesign
• Lieferanten müssen sich jeweils neu beweisen und behaupten
• Bessere Kosten-, Prozess- & Planungssicherheit
• Leichtere Kostenkontrolle und Kontrolle der Vertragserfüllung
• Reduzierung der Effekte des Maverick Buying (Einkauf bei nicht gelisteten Lieferanten)
• Leichtere Kommunikation / Information Mitarbeitende
• Optimierung Buchhaltungsaufwand & Controlling
• Zeitersparnis durch Wegfall übermäßiger Preisvergleiche bei Marktpreisveränderungen
