Einkauf unter Druck – flexibel sein & um die Ecke denken!

08.12.2021

Der globale Einkauf ist unter Druck wie noch nie. Tommi Huuhtanen, Geschäftsführer Einkauf bei progros, und Michael Falk, Prokurist und Direktor Einkauf bei progros, erläutern im Gespräch, welche Marktveränderungen durch die Pandemie hierzulande stattgefunden haben und welche Auswirkungen es auf Preise und Lieferlogistik gibt. Wie hat progros auf die Veränderungen reagiert und welche Tipps geben die Experten?

v.l.n.r.: Michael Falk, Prokurist und Direktor Einkauf bei progros, und Tommi Huuhtanen, Geschäftsführer Einkauf bei progros.

Corona hat seine tiefen Spuren beim Thema Einkauf hinterlassen. Können Sie die derzeitige Lage im Einkauf in Bezug auf die Hotellerie kurz skizzieren?

Tommi Huuhtanen: »Als Einkaufsexperten beobachten wir den Markt natürlich sehr intensiv und sehen, welche enormen Auswirkungen die Pandemie auf die Zulieferindustrie der Hotellerie hat. Mittlerweile ist der gesamte Beschaffungsmarkt akut betroffen. Es kommt zu weltmarkt- und inflationsbetriebenen Kostensteigerungen in fast allen Bereichen, Liefer-engpässen und -verzögerungen sowie Produktknappheiten, weil alle Produktions- und Logistikketten betroffen sind. Der Einkauf steht unter Druck wie lange nicht mehr, vielleicht wie noch nie zuvor.«

Michael Falk: »Hatten wir noch vor Corona paradiesische Zustände mit großer Auswahl, günstigen Preisen und wahrem Produktüberfluss, hat sich das Bild rapide gedreht. Zu Beginn der Krise waren nach den Medizin- und Hygieneprodukten hauptsächlich der Mikrochip- und Rohstoffmarkt und die daran angeschlossenen Produzenten und Anbieter betroffen, heute sind die Störungen des Marktes in fast allen Sortimenten und Produkten spürbar. Das Problem liegt heute nicht nur in Preissteigerungen, sondern vielmehr in der Verfügbarkeit von Waren und Produkten.«

Tommi Huuhtanen: »In der weltweiten Schiffsfracht fehlen heute Kapazitäten, was zu exorbitanten Preissteigerungen beim Containertransport geführt hat. Und wir sind nicht nur mit den globalen Logistikproblemen konfrontiert, sondern auch von Engpässen beim LKW-Transport in Europa und im eigenen Land. Dies ist einer der Gründe, warum sich die Beschaffungskrise auf mehr oder weniger alle Produkte ausgedehnt hat, auch wenn sie nichts mit Mikrochips, Halbleitern oder mangelnden Rohstoffen zu tun haben. Engpässe kann es insofern derzeit in wirklich allen Sortimenten geben.«

Wie hat progros auf die akute Beschaffungsproblematik reagiert?

Tommi Huuhtanen: »Auch uns betrifft diese Entwicklung natürlich, aber als starker Gruppe mit über 900 Hotels etwas schwächer als beispielsweise einen Einzelhotelier, der den Preisexplosionen oder Verfügbarkeitsproblemen ungeschützt gegenübersteht. Das gilt auch für die meisten Hotelketten. Durch unsere Volumengröße und strategische Ausrichtung haben wir an vielen Stellen eine andere Verhandlungsposition und können auf Alternativen – alternative Lieferanten oder auch Ersatzprodukte – ausweichen.«

Michael Falk: »Es geht derzeit oftmals bei Preiserhöhungen nicht um das Ob, sondern um das Wann und Wie. Auch wir können Preissteigerungen nicht ganz wegverhandeln, aber wir konnten an vielen Stellen Preiserhöhungen zeitlich verzögern oder die Höhe der Preissteigerung niedriger halten als im Markt, also statt 8 nur 3 oder 4 Prozent. Angesichts der beschriebenen Entwicklungen lassen sich Preisanpassungen bei Lieferpartnern in der Regel nicht vermeiden. Diese sind in vielen Fällen auch marktgerecht, nachvollziehbar und dadurch gerechtfertigt. Spielräume können insofern fast ausschließlich in der Höhe der Preisanpassung und beim Zeitpunkt, wann eine Erhöhung startet, genutzt werden. Und auch hier haben wir in der Regel als progros eine günstigere Verhandlungsposition als ein Einzelbetrieb oder eine Kette und verhandeln für unsere Hotels, dass die Erhöhung niedriger ausfällt oder erst später in Kraft tritt. Dies ist heutzutage schon ein großer Erfolg.«

Wie sollte ein Hotel reagieren, wenn Preiserhöhun¬gen eines Lieferpartners angekündigt werden?

Tommi Huuhtanen: »Ganz wichtig: Ruhe bewahren und keine vorschnellen emotional basierten Entscheidungen treffen! Auf keinen Fall überstürzt die Verträge kündigen. Generell sollten Hoteliers bei angekündigten Preiserhöhungen von Lieferanten das Gespräch und einen kaufmännischen und partnerschaftlichen Kompromiss suchen, statt vorschnell die Zusammenarbeit mit einem Lieferanten zu beenden – eventuell kann die Erhöhung ja zeitlich etwas später oder mit einem geringeren Aufschlag verhandelt werden. Und um einschätzen zu können, welche Preissteigerungen im Markt vertretbar und auch gerechtfertigt sind, gilt es mehr denn je, sich detailliert zu informieren und die Marktsituation einzuschätzen. progros hat stets das Ohr am Markt und kann deshalb mit genauer Datenkenntnis und Marktwissen bestens beurteilen, wie Preisentwicklungen zu bewerten oder nachzuverhandeln sind. Dies machen wir tagtäglich.«

Michael Falk: »Für die jetzige Zeit raten wir zudem auch: Hände weg von neuen Ausschreibungen von bestehenden, gut verhandelten älteren Rahmenverträgen und Konditionen, die noch gültig sind, denn sie werden im Zweifelsfall nur teurer. Natürlich nicht pauschal, sondern auch hier sollte nur mit dem entsprechenden Marktwissen gehandelt und entschieden werden. So lohnt es sich immer, bestehende Verträge zu prüfen und im Auge zu behalten. In einem sehr agilen Markt, wie beispielsweise im Bereich Energie, kann sich auch eine Ausschreibung oder ein Wechsel des Anbieters durchaus lohnen.«

Tommi Huuhtanen: »Eben stets mit Augenmaß und der bestmöglichen Informationsbasis. Da profitieren unsere Kunden besonders davon, dass wir den Gesamtüberblick über alle Marktentwicklungen haben.«

Welche Konsequenzen hat die akute Krise speziell für die Hotellerie?

Michael Falk: »Dazu vielleicht einmal ein genereller positiver Hinweis im Branchenvergleich: Wichtig zu sehen ist, dass trotz der angespannten Lage, die Hotellerie weiter voll funktionstüchtig bleibt. Automobilhersteller können nicht mehr produzieren, weil Teile fehlen, wir als Hotels können aber unsere Dienstleistungen und Hotelzimmer trotz der aktuellen Entwicklung weiterhin anbieten und müssen nicht das Geschäft einstellen wie der eine oder andere Industriebetrieb. Vielleicht müssen Hotels Anpassungen bei den Services oder Angeboten machen, es kann zu Einschränkungen kommen, aber das Geschäft kann weiterlaufen. So sind wir in unserer Branche von den beschriebenen Entwicklungen in weitaus geringerem Maße betroffen als viele andere Branchen. Das Gebot der Stunde für die Hospitality heißt: Flexibilität und Geduld.«

Tommi Huuhtanen: »Und mehr denn je gilt: Auch mal um die Ecke denken! Dies kann nicht nur das Umsteigen auf Alternativprodukte bedeuten, sondern auch, genau in die eigenen Abläufe im Betrieb zu schauen und diese an die neuen Gegebenheiten anzupassen. Zum Beispiel beim Thema Wäsche: Wenn die Kosten für Mietwäsche steigen und die Dienstleister sich schwertun, ihre Logistik aufrecht zu erhalten, ist es angebracht zu prüfen, was man operativ ändern und umstellen kann, um Schmutzwäsche-Ausstoß weiter zu reduzieren. Zudem hat sich das Mindset der Hotelgäste in Bezug auf Nachhaltigkeit verändert. Sie haben mittlerweile ein größeres Verständnis dafür, wenn Handtücher nicht jeden Tag gewechselt werden. Oder: Wenn bestimmte Waren nicht zu erhalten sind, muss das eigene Angebot oder auch bestimmte Services angepasst oder auch eingeschränkt werden, sei es auf dem Frühstücksbuffet, im Restaurant oder im Wellnessbereich – hier gilt es Lösungen zu finden, die der aktuellen Lage entsprechen, statt an fest eingefahrenen Services festzuhalten. Da müssen vielleicht auch alte Zöpfe abgeschnitten werden. Gewinnen werden Hotels, die sich schnell und flexibel auf neue Gegebenheiten einstellen können und die passenden kreativen Lösungen für ihr Haus und ihre Gäste finden.«

Michael Falk: »Und nicht zu vergessen: Hotels sollten auf die erhöhte Kostenstruktur auch in der eigenen Preispolitik reagieren: So sollte es selbstverständlich sein und auch im Markt nachvollziehbar und gerechtfertigt, Kostensteigerungen, mit denen Hotels an allen Stellen konfrontiert sind, auch marktgerecht an Kunden und Gäste weiterzugeben. Höhere eigene Kosten müssen sich konsequenterweise auch in höheren Hotelpreisen widerspiegeln!«

Was bedeutet Flexibilität für Hotelbetriebe in Bezug auf die derzeitige Lage?

Michael Falk: »Wir empfehlen Hotels und unseren Partnern in der Beschaffung so offen und so flexibel wie möglich zu sein. Hotels, die normalerweise nur ganz bestimmte Modelle oder gelistete Produkte beziehen, die festgelegten Standards des Hotels oder der Hotelgruppe entsprechen, müssen unter Umständen auch von den eigenen Kriterien abweichen und nach links und rechts schauen, um Ersatzprodukte zu finden oder auch die eigenen Standards anzupassen. So haben wir bei progros frühzeitig begonnen, alternative Quellen und Produkte gesucht und es größtenteils geschafft, größere Beeinträchtigungen im Einkauf zu vermeiden. Außerdem verhandeln wir in der Regel mit Partnern nicht nur ein Produkt, sondern immer eine Produktpalette. Und wir haben auch keine Exklusivität bei unseren Lieferpartnern, sondern wo möglich drei Anbieter pro Sortiment, um auf andere Quellen ausweichen zu können und eine bessere Auswahlmöglichkeit für unsere Hotels zu gewährleisten.«

Welche weiteren Erfahrungen haben Sie in den vergangenen Monaten gemacht?

Michael Falk: »Was sich zudem derzeit im gesamten Sourcing ändert ist, dass der vermeintliche Preisvorteil, über die Beschaffung in Überseemärkten, deutlich geringer geworden ist – beziehungsweise sich gedreht hat. Hohe Logistikkosten, Lieferunsicherheiten und immer wichtiger werdende Umweltaspekte beschleunigen diese Entwicklung zusehends. Beschaffungsmärkte wie Osteuropa sind immer attraktiver geworden. Oft gilt: Je kürzer die Transportwege, desto mehr Liefer- und Preissicherheit. Diese Entwicklung ist jedoch nicht neu und hat sich bereits vor Corona abgezeichnet, die Situation ist durch die Krise nochmals verschärft und deutlicher geworden. Unsere Einkaufsstrategie war es glücklicherweise noch nie, nur auf billigsten Preis im Sourcing zu setzen. Insofern ist unsere Strategie durch die aktuelle Entwicklung nochmals bestätigt worden. So haben wir ein breites Lieferantenportfolio und Partner aus heimischen und europäischen Märkten frühzeitig auf- und ausgebaut und konzentrieren uns auch weiterhin auf diese Märkte. Lieferungen aus »unmittelbarer« Nähe, also mit kürzeren Transportwegen – das schont nicht nur den Geldbeutel, sondern auch die Umwelt.«

Tommi Huuhtanen: »Was zu einer weiteren Verschärfung der Situation geführt hat, ist das Thema leere Lager – sowohl bei den Händlern, Zwischenhändlern und auch in den Hotels selbst. So haben in der akuten Phase der Krise Hersteller und Händler Mitarbeiter verloren oder reduziert und ihre Lager abgebaut. Als dann der Markt wieder angesprungen ist und die Nachfrage größer als von fast allen antizipiert da war, war der notwendige Nachschub nicht da und es fehlten die Kapazitäten, Mitarbeiter und Logistik, die unerwartet hohe Nachfrage bedienen zu können.«

Empfehlen Sie auch Hotels, Lagerbestände für bestimmte Produkte aufzubauen?

Tommi Huuhtanen: »Das eigentliche Thema ist, dass heute deutlich langfristiger gedacht, geplant und vorgesorgt werden sollte. In Hotels, in denen es die Fläche zulässt, kann eine Bevorratung für bestimmte nicht-verderbliche Produkte sowohl im Verbrauchs- als auch Investitionssegment durchaus empfehlenswert sein, denn mit einer schnellen Erholung des Marktes ist nicht zu rechnen. Also, wer die Flächen hat, sollte über die Erweiterung des Lagerbestandes nachdenken, um für einen längeren Zeitraum einigermaßen preisstabil zu sein. Die derzeitige niedrige Zinspolitik macht eine Investition in Lagerbestände auch einfacher möglich. Das heißt, lieber jetzt kaufen, wenn verfügbar, auch wenn Ware erst in einigen Wochen oder Monaten benötigt wird. Angesicht aktuellen sogar zweistelligen Preiserhöhungen ist das, was man aktuell bei Lagerbevorratung verdienen kann, woanders ähnlich risikofrei schwer erreichbar. Just-in-time ist in vielen Bereichen derzeit nicht mehr wie gewohnt Gebot der Stunde.«

Michael Falk: »Vielleicht ergänzend hierzu: Die »Amazonisierung im Einkauf« ist heute nicht angesagt: Nicht nur, dass Waren kurzfristig nicht lieferbar sein können, es ist auch günstiger, sich nicht unbedingt täglich oder alle zwei Tage mit kleineren Mengen beliefern zu lassen, sondern eher größere Mengen in größeren Abständen einmal die Woche oder zweiwöchentlich anliefern lassen. Damit wird auch die Logistikkette insgesamt entlastet. Es gilt also auch bei Verbrauchsgütern nicht mehr nur drei Tage im Voraus zu denken, sondern über zwei bis acht Wochen.«

Gilt dies auch bei Investitionsgütern?

Tommi Huuhtanen: »Auf jeden Fall ist es notwendig, die Investitionen deutlich langfristiger zu planen als früher. Frühzeitiger Käufe abzuschließen und die Waren, dort wo möglich zwischenzulagern, kann ein Weg sein. Ebenso kann es aktuell sinnvoll sein, wenn machbar, Investitionen bei Produkten und Materialien zu verzögern, dort wo die Preissteigerungen bereits mit voller Wucht zugeschlagen haben. Es ist nämlich kaum vorstellbar, dass das Preisniveau bei Gütern wie zum Beispiel Baustoffen dort bleiben wird, wo es bereits angekommen ist.«

Bei welchen Lieferanten müssen Hotels mit größeren Problemen rechnen?

Michael Falk: »Es zeigt sich, dass Lieferpartner, die eine hohe Fertigungstiefe haben, weniger störanfällig sind und geringere Probleme bei der Liefersicherheit haben als Produzenten, die auch sehr viele Zulieferer angewiesen sind. So sind zum Beispiel bestimmte Hersteller auf viele Lieferanten aus dem Elektronikbereich angewiesen und können deshalb bis auf Weiteres nicht produzieren und keine Geräte liefern. Hersteller, die eine eigene Chipfertigung haben, können hingegen weiter arbeiten. Oder auch im Bereich Küchengeräte – es gibt Hersteller, die von externen Produzenten einzelner Bauteile abhängig sind und die deshalb in der eigenen Produktion pausieren müssen. So wie es derzeit auch in der Automobilindustrie zu beobachten ist.«

Tommi Huuhtanen: »Einige Beschaffungsprobleme, die derzeit ja in breiter Öffentlichkeit diskutiert werden, betreffen de facto nicht so stark die Hospitality. In der Hotellerie »spricht« niemand mit seinem Staubsauger oder Kühlgeräten, das sind aktuell noch Features für den Consumerbereich. In erster Linie steht in Hotellerie bei den Arbeitsgeräten Funktion, einfache Handhabe und Robustheit im Vordergrund und nicht umfangreiche technische Gadgets. Solche Geräte sind nach wie vor besser beziehbar, weil nicht in jedem Gerät Nice-to-have-Elektronik verbaut ist. Obwohl – in einem Konvektomat ist natürlich auch ohne Ende Elektronik drin... .«

Michael Falk: »Zudem hat sich die breite Vielfalt von Produkten eines Herstellers angesichts der prekären Zulieferlage reduziert, sprich: Viele Produzenten konzentrieren sich auf weniger und die relevantesten Produkte, es gibt weniger Produkttypen und der Fokus liegt auf den Brot- und Butter-Modellen.«

Viele Hotels haben in den vergangenen Jahren zum Beispiel auf Outsourcing gesetzt. Wie schätzen Sie die Abhängigkeit von Dienstleistungspartnern in der derzeitigen Krise ein?

Tommi Huuhtanen: »Im Bereich Wäscheservice ist die Abhängigkeit wohl am stärksten. Hotels mit Mietwäsche oder Lohnwäsche sind auf volle Funktionstüchtigkeit des Wäschepartners zu 100 Prozent angewiesen und eine kurzfristige Umstellung ist meistens nicht möglich. Im Gegensatz zum Wäscheservice, kann man hingegen im Reinigungsbereich beim Ausfall eines Dienstleisters noch die Entscheidung »Make-or-Buy« treffen und die Hotelreinigung mit eigenen Mitarbeitern machen, vorausgesetzt man ist in der glücklichen Lage, die notwendigen Arbeitskräfte zu haben oder zu finden.«

Gehen die Preise nach der Krise wieder runter?

Michael Falk: »Ein ganz wichtiger Punkt ist, was mit den Preisen nach dieser aktuellen Situation passiert, wenn sich der Markt wieder beruhigt: Es geht dann um die mögliche Rückabwicklung der Preiserhöhungen. Es wird wahrscheinlich sehr schwer werden für ein individuelles Hotel oder eine Hotelgruppe, seine Preiserhöhungen bei einem Lieferpartner rückgängig zu machen. Wann ist der passende Zeitpunkt dafür? Und wie hoch darf die Rückabwicklung ausfallen? Da haben wir als progros natürlich eine bessere Informationsgrundlage und Verhandlungsspielräume, die Rückabwicklung aktiv zu steuern. Lieferanten kommen ja nicht von sich aus, um anzubieten, die Preise zu senken – auch wenn der Markt dies hergeben würde. Denn die Erhöhungen, die wir im Moment erleben, werden sicherlich nicht langfristig am Markt Bestand haben. Wir sprechen jetzt von einem Kurzzeiteffekt. Es wird langfristig gesehen zwar teurer werden, aber nicht in der momentanen Höhe.«

Tommi Huuhtanen: »Hier bietet progros einen entscheidenden Vorteil: Wir organisieren die Rückabwicklung von Preiserhöhungen aktiv und strategisch. Dafür haben wir nicht nur alle stattgefundenen Preisveränderungen detailliert dokumentiert, wir haben auch das Marktwissen, welches Preislevel künftig realistisch ist und können mit einem großen Volumen im Rücken in die Nachverhandlung gehen. Bei uns wird jede einzelne Preisanpassung und jeder Lieferant genau durchleuchtet und wir werden mit jedem einzelnen umgehend in strukturierte Gespräche gehen, um Preise festzulegen, die nach der akuten Krise angemessen sind. Dies lässt sich in unserer Gemeinschaft und Marktposition einfacher bewerkstelligen, als wenn dies jeder einzelne Hotelier allein versucht. Und für die Lieferanten bietet progros die Möglichkeit, die Anzahl der Verhandlungsgespräche stark zu reduzieren und damit Aufwand und Vertriebskosten zu sparen.«

Noch ein Ausblick in die Zukunft: Ist nach der Krise vor der Krise?

Tommi Huuhtanen: »Wir sind noch nicht durch! Es ist noch ein steiniger Weg zu gehen, bis sich die Märkte wieder normalisieren. Wir gehen aber davon aus, dass es sich im Moment um einen Kurzzeiteffekt handelt und sich die Lage langfristig erholen wird. Die aktuelle Situation sehen wir als eine zeitlich befristete Störung im Markt – Logistikprobleme, Produktionseinschränkungen oder leere Lager – dies wird nicht dauerhaft so bleiben – vorausgesetzt, es treten so schnell keine neuen Krisen auf. Es ist jedoch unmöglich zu sagen, wann genau mit einer vollen Erholung dieser Akutsituation zu rechnen ist. Unserer Einschätzung nach kann dies jedoch nicht vor Mitte 2022 geschehen.«

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Herzlichen Dank für das Gespräch!

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