„Kurzer Prozess“

Oehlers Einkaufswelt – Die Kolumne
07.12.2018

Schneller auf den Teller – Whiteboards als Bestellzettelsammlung? Der sichere Todesstoß für schlanke Prozesse. Tatort Hotel: 10 Kilo Lachs, 2 Kartons Kopierpapier, Essig, Fensterreiniger, Mülltüten, Eier, Rinderfilet… Am Pass hängt ein Whiteboard. Die Küche als auch alle anderen schreiben dort zentral ihre Bestellwünsche auf. Abends, spät abends, führt der Chef dann die Bestellungen durch. Per Fax, per Mail, per Telefon. Pro Lieferant. Immer jeweils eine Bestellung. Bestellt wird, was auf dem Whiteboard steht. Die Waren kommen. Irgendwann. Und irgendwie pünktlich. Passt schon alles. Doch was wurde genau bestellt? In welchen Mengen? In welchen Qualitäten?

kURZER pROZESS

Das Whiteboard ist inzwischen wieder sauber gewischt und die nächsten Bestellungen stehen drauf. Tatzeit: 25. April 2018. Viele manuelle Einzelschritte, handschriftliche Notizen und Bestellungen, keine Spezifikationen der Produkte, oberflächliche Rechnungsprüfung – das sind nach wie vor verbreitete Merkmale in der Hotellerie & Gastronomie.

 

Natürlich gibt es Häuser, die ganz weit vorne mitmischen und alle Prozesse rund um Beschaffung und Rechnung strukturiert und vielleicht sogar schon digitalisiert haben. Und natürlich gibt es Häuser, die zu den Schlusslichtern gehören. Aber dann ist da noch die große breite Mitte. Und genau dort, ja genau dort, läuft bis heute vieles von „Hand“.

 

Die Lösung? Die digitale Transformation! Untersuchungen zeigen, dass der Arbeits- und Zeitaufwand rund um das Vierfache reduziert wird, wenn manuelle Prozesse in der Beschaffung und Rechnungsbearbeitung digitalisiert werden. Es gibt bereits eine Reihe webbasierter und markterprobter Lösungen. Multilieferanten-Warenkörbe, lieferantenübergreifende One-Klick-Orders, mehrstufige Bestellfreigabe, elektronische Rechnungsbearbeitung inklusive artikelgenauer Kontierung und Änderungsanzeigen von Einkaufspreisen.

 

Highlight aktuell: Der automatisierte Abgleich zwischen Lieferschein und Rechnung. Dank der digitalen Lösungen wird der Prozess kurz gemacht, die Kosten optimiert, die Transparenz erhöht und vor allem viel wertvolle Arbeitszeit für die Kernaufgaben freigesetzt! „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess“, so Torsten Dircks, Ex CEO Telefonica Deutschland.

 

Die digitale Transformation hin zum „Kurzen Prozess“ gelingt, wenn sich die Entscheider darauf einlassen, bestehende Prozesse ergebnisoffen zu hinterfragen und im Zweifelsfall bereit sind sie aufzugeben.