Bewiesen: Digitale Prozesse 7-mal effizienter
Bewiesen: Digitale Prozesse 7-mal effizienter
Wie Digitalisierung Kosten senken und Prozesse optimieren hilft…
Rund 30% des Umsatzes eines Hotels entfallen auf direkte Einkaufskosten. Der Großteil – je nach Betriebstyp – betrifft Food, Beverage sowie Non-Food-Verbrauchsartikel. Wie aktuelle Analysen in der Hotellerie zeigen, liegt der durchschnittliche Wert pro Bestellung und pro Rechnung bei rund 500 EUR – Monatsrechnungen inklusive. Bei einem Hotel mit einem Einkaufsvolumen von etwa 1 Million EUR fallen somit pro Jahr um die 2.000 Bestellungen und somit auch 2.000 Lieferscheine und 2.000 Rechnungen an! Jeden Tag wird also fleißig bestellt. Und das von nahezu jeder Abteilung. Bestellungen, die viele Arbeitsschritte nach sich ziehen: vom Wareneingang und der Lieferscheinkontrolle über den Rechnungsempfang, sachliche Rechnungsprüfung, Kontierung, Zahlungsfreigabe, Zahlung sowie Ablage der Rechnung und vieles mehr. Hinzu kommen Inventuren als auch die Ermittlung von zukünftigen Warenbedarfen. Alle diese Aufgaben und Arbeiten, die von der Bestellung bis zur Rechnungsablage in Zusammenhang stehen, werden als „procure-to-pay-Prozess“ bezeichnet.
Digitalisierungsgrad nur bei 21%
Dieser „procure-to-pay-Prozess“ umfasst fast 30 unterschiedliche Arbeitsschritte. Die Optimierung des procure-to-pay-Prozesses durch entsprechende Digitalisierung gehört also klar zu einem der relevanten Organisationsbereiche eines Hotels, um Ressourcen und Kostenpotenziale freizusetzen und somit auch Administrations- und Ablaufaufwände spürbar zu optimieren und in Folge die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Doch den „procure-to-pay-Prozess“ erledigt die Hotellerie zurzeit noch überwiegend manuell, wie das Marktforschungsinstitut HiNFAM in der Studie „GUESS“ ermittelt hat: Nurmehr 21,4 % aller Hotelbetriebe haben ihren „procure-to-pay-Prozess“ oder Teile davon bereits digitalisiert oder planen ihn in den nächsten zwei Jahren zu digitalisieren.
Prozesse in Geld messbar
Die Frage, die sich in diesem Zusammenhang stellt ist, wieviel kostet eigenlich so ein „procure-to-pay-Prozess“? Die Hochschule Heilbronn hat daher eine studentische Projektarbeit initiiert, die den „procure-to-pay-Prozess“ am Beispiel von drei Hotels untersucht und ihn in Kosten bemessen hat. Die „procure-to-pay-Prozesse“ dieser Hotels waren unterschiedlich stark digitalisiert. Die Bandbreite reichte von manuellem Prozess (schwach digitalisiert) über mittelstark digitalisiert (semi-digital) bis hin zum digitalen Prozess (stark digitalisiert). Alle „Handgriffe“ jedes einzelnen Prozessschrittes als auch Teilprozesses wurden im Rahmen der Projektarbeit dokumentiert und der Einzel- sowie Gesamtzeitaufwand mit der Stoppuhr gemessen. Unter Hinzunahme der Lohnkosten ließ sich der Einzel- und Gesamtzeitaufwand auch in Kosten umrechnen. Zugrundgelegt haben die studentischen Wissenschaftler hierbei ein Monatsbruttogehalt in Höhe von 3.125 EUR. Bei einer Arbeitszeit von angenommenen 160 Stunden / Monat ergaben sich Lohnkosten in Höhe von 0,33 EUR / Minute.
Digital ist siebenmal billiger
In der Komplettauswertung zeigte sich, dass das Hotel mit dem stark digitalisierten Prozess 27,4 Minuten pro einzelnem procure-to-pay-Prozess durchschnittlich benötigte und somit dessen Prozesskosten bei 9,03 EUR lagen. Bei dem Hotel mit semi-digitalem Prozess lag der Zeitaufwand bei 78,6 Minuten und umgerechnet 25,95 EUR und bei dem Haus mit überwiegend manuellen Prozessabläufen bei 196,2 Minuten oder 64,76 EUR an Prozesskosten. Im Ergebnis lässt sich auf Grundlage dieser wissenschaftlich bestätigten Projektarbeit feststellen, dass der stark digitalisierte procure-to-pay-Prozess rund siebenmal schneller und somit auch siebenmal günstiger ist. Für die Investitionsentscheidung eine sehr relevante Information: Denn die Einsparungen bei den Prozesskosten und der Arbeitszeit liegen laut aktueller Marktpreislage deutlich höher als die Kosten für die Lizensierung entsprechender Softwarelösungen
Eigenes Einkaufsportal schaffen
Um den maximalen Effekt der Digitalisierung des „procure-to-pay-Prozesses“ zu haben und mehr Unabhängigkeit zu erreichen, sollte insbesondere der „procure-to-pay-Prozess“ in eigenen Lösungen abgebildet werden. Weg von der Bestellung in Lieferantenwebshops hin zur Ein- oder Anbindung der Produkte des Lieferanten in der hoteleigenen E-Procurement-Plattform. Ein Hotel schafft sich somit sein eigenes, digitales Einkaufszentrum, auf das alle, die Einkaufsrelevanz besitzen, Zugriff haben. Hierin befinden sich alle Produkte und alle Lieferanten, mit denen das Hotel arbeitet – von Food über Beverage sowie Reinigungs- oder Leuchtmittel bis hin zum Bürostuhl oder der PC-Maus & -Tastatur. Über vordefinierte Bestelllisten sind für jede Abteilung die Artikel sicht- und bestellbar, für die sich das Hotel entschieden hat. Mehrstufige Genehmigungsworkflows sichern den Kaufvorgang ab. Das Einkaufen von Zufalls- oder unnötigen Zusatzprodukten wird somit drastisch reduziert. Zudem wird Zeit gewonnen, da nicht mehr unzählige Webshops durchsurft werden müssen. Und es spart unmittelbar Geld, da keine Produkte mehr gekauft werden, die man nicht braucht, sie aber kauft, weil sie auf den unzähligen Shops und Portalen werblich angepriesen und empfohlen werden.
"triple match" dank KI
Größere procure-to-pay-Lösungen bieten in der Zwischenzeit vollintegrierte Bestell-, Warenwirtschafts- und Rechnungsmanagementsysteme in einer Anwendung inklusive Vertragsmanagement an. Es gibt allerdings auch Tools, die ihre Stärke im Bestellbereich und andere, die ihre Stärke im Rechnungsbereich (Kreditorenmanagement) haben. Man kann diese Tools durchaus kombinieren, was durchaus sinnvoll sein kann je nach Betrieb. Wichtig ist darauf zu achten, wenn man sich als Hotelier für unterschiedliche Systeme in Kombination entscheidet, dass diese Systeme und Lösungen miteinander „sprechen“. Also, ein Datenaustausch durch Vernetzung umsetzbar ist. Denn somit ist auch der wichtige „triple-match“ möglich, also der vollautomatisierte Abgleich zwischen Bestellung, Lieferschein und Rechnung. Dies verbessert das Kostenmanagement nochmals deutlich und reduziert den Rechnungsprüfaufwand spürbar.
Automatisierung durch Digitalisierung
Alles, was digitalisiert wird, kann automatisiert werden…doch dazu braucht es Daten. Auch daher sind Daten „das neue Gold“. Dieses Gold darf die Hotellerie nicht aus der Hand geben. Daten sind in Zukunft auch die Grundlage für die beginnende Automatisierung in der Hotellerie. Man braucht sie zum Beispiel für die Etablierung von Roboter-Küchen. Ein wichtiges Stichwort bei der Digitalisierung ist zudem „predictive“. Daten können eine wichtige Grundlage für den vorausschauenden Einkauf sein, der Foodwaste reduzieren und somit Lagerbestände und Kosten optimieren kann. Voraussetzung dafür ist, dass ein Hotel über alle entsprechenden Informationen (Daten) autonom und jederzeit verfügt. Auch, um zum Beispiel in der Verbindung mit dem PMS (Property Management System) auf Grundlage von Gäste- und Anreisedaten sowie Wetter- und Veranstaltungsinformationen Vorschläge für die Beschaffungsplanung zu bekommen. Vergleichbar mit einem Navigationssystem. Dies geht jedoch nur, wenn die Daten zentral im Haus vorliegen, und nicht erst von Dritten beschafft werden müssen, und die hoteleigenen Systeme bestmöglich miteinander vernetzt sind (IOT – Internet Of Things).
