Für getätigte Einkaufsumsätze im Jahr 2018 hat progros Rückvergütungen von rund 2,4 Millionen Euro als Bonussumme an Hotels ausgeschüttet. Der Bonuszuwachs pro Haus beträgt im Vergleich zum vergangenen Jahr sieben Prozent.

Eschborn, 9. Mai 2019. Rund 2,4 Millionen Euro werden in diesen Tagen an Bonus und Rückvergütungen an die Hotels im Einkaufspool der progros ausgeschüttet. Die Rückvergütungen errechnen sich auf Grundlage der Einkaufsumsätze, die die Häuser im Jahr 2018 bei den 570 progros-Liefer- und Dienstleistungspartnern erreicht haben. „Der Bonuszuwachs pro Haus beträgt im Durchschnitt sieben Prozent“, sagt Franziska Jeske, Direktorin Controlling bei progros in Eschborn.

Mehr-Augenprinzip, Revisionssicherheit & Dokumentation
progros übernimmt transparent und revisionssicher die gesamte Koordination, Kontrolle und Abstimmung aller Rückvergütungen, die den Hotels aufgrund ihrer Umsätze mit den progros-Lieferanten zustehen. Jeder einzelne Schritt der Ermittlung, Dokumentation und Auszahlung der Rückvergütungen wird elektronisch "geloggt". Jochen Oehler, Geschäftsführer der progros, erklärt: „Seit über drei Jahrzehnten stehen wir ausnahmslos für eine lupenreine, nachvollziehbare sowie sichere Rückvergütungsermittlung und -ausschüttung. Hierbei vergleichen wir die Umsätze und die Ansprüche der Hotels mit den jeweiligen Lieferantenabkommen centgenau und kümmern uns um die komplette Abstimmung bis hin zur zentralen Zahlung durch uns. Das entlastet die Häuser enorm, vereinfacht deren Prozesse, garantiert Revisionssicherheit und stellt sicher, dass alle Ansprüche ohne Ausnahme in den Hotels, wie mit den Lieferpartnern vereinbart, ankommen.“

Die erneut hohe Bonussumme ergibt sich aus allen Einkaufsumsätzen, die progros-Hotels bei den mehr als 570 geprüften progros-Liefer- und Dienstleistungspartnern im vergangenen Jahr getätigt haben. Die ermittelten Bonuszahlungen reduzieren neben den direkten Einsparungen zusätzlich die Einkaufskosten der Hotels. „Unsere Hotels haben tagtäglich einen direkten Zugriff auf alle zentral verhandelten Volumenpreise, Rabattierungen und Vorteilskonditionen bei mehr als 570 progros-Lieferanten in sämtlichen Sortimentsbereichen – von Food & Beverage bis hin zu Haustechnik, Verbrauchsgütern und Energie. Hinzu kommen die individuelle, professionelle Beratung unserer Einkaufsspezialisten sowie die Betreuung vor Ort, mit der wir unsere Kunden bei der Auswahl passender Produkte und Lieferanten unterstützen. Unsere Bonusausschüttungen sind sozusagen die Krönung neben den sofortigen Einsparungen, die Hotels durch unsere verhandelten Abkommen und unser Leistungsportfolio haben“, sagt progros-Geschäftsführer Oehler.

Digitales Rechnungsportal greift
Einen großen Schritt nach vorne haben alle Häuser, die dem Einkaufspool der progros angeschlossen sind, mit der für sie kostenfreien Nutzung des webbasierten Rechnungsportals gemacht. Das Ende 2017 eingeführte Online-Rechnungsportal digitalisiert die Eingangsrechnungen aller progros-Lieferanten und stellt sie jedem einzelnen Haus tagesaktuell und revisionssicher zur Verfügung. Über das Portal und den beinhalteten Workflow lassen sich alle Belege bearbeiten und freigeben als auch zur Zahlung anstoßen. Jeder Bearbeitungsschritt ist dokumentiert. Bei Bedarf lassen sich die Rechnungen ausdrucken, herunterladen oder per E-Mail weiterleiten.

Anbindung an Finanzbuchhaltungssysteme
Sehr erfolgreich entwickelt sich bei progros die Ausbaustufe des Online-Rechnungsportals zu einem vollumfassenden webbasierten Kreditorenmanagementsystem. Viele hundert Hotels haben bereits auf diese Erweiterungslösung umgestellt. Der Clou: Mit einem System können alle Belege des Hotels erfasst und bearbeitet werden – also Rechnungen von Lieferanten der progros als auch von hoteleigenen Lieferanten. „Damit hat jedes Hotel und jede Hotelkette 100 Prozent seiner Kreditorenrechnungen in einem System verfügbar – und das alles auf einen Blick. Schnittstellen zu über 30 führenden Finanzbuchhaltungssystemen schaffen den automatisierten Transfer aller Buchungssätze inklusive Kontierung und Kostenstelleninformation. Zudem ist das Kreditorenmanagementsystem mit einem vorgelagerten Ordersystem vernetzt“, so Controlling-Direktorin Jeske. „Damit sind auch dank Einsatz von Künstlicher Intelligenz zum Beispiel vollautomatisierte Abgleiche zwischen Rechnungen, Lieferscheinen und Bestellungen auf Artikelebene möglich.“