Verkannte Helden
Neuer Fachbeitrag der progros zum Einkaufsmanagement in AHGZ erschienen
Jeder der im Hotel etwas einkauft, wird automatisch zum Kostenmanager. Und damit zum Helden im Kampf gegen zu hohe Ausgaben. Ein 5-Punkte-Plan hilft beim Sparen
Eschborn. Die Zeiten sind hart. Umsätze stagnieren oder sinken vielerorts. Seit Winter 2008 hat der Kostendruck analog zur Wirtschaftsentwicklung an Fahrt gewonnen. Und damit auch die Maßnahmen rund um das Kostenmanagement. In diesem Kampf um niedrige Kosten treten ganz neue Helden auf den Plan: die Kostenmanager.
Doch wer spielt diese Rolle des Kostenmanagers in den Hotels, die kein zentrales Controlling oder einen Zentraleinkauf haben? Als „erste Kostenmanager des Hauses“ müssen sich alle Personen fühlen, die Einkaufsverantwortung haben, Einkäufe auslösen und für den Beschaffungsablauf in ihren Bereichen zuständig sind. Denn Beschaffung verursacht Kosten. Zu den Kostenmanagern zählen folglich Küchenchefs, Hausdamen, Haustechniker, F&B-Manager, Direktoren, Geschäftsführer und auch Inhaber. Rund 35 Prozent vom Umsatz halten sie als direkte Einkaufskosten so in ihren Händen – für Verbrauchsgüter, Food, Beverage, Dienstleistungen und Investitionsgüter zusammengefasst. Das ist viel Geld. Es liegt in ihrer Obhut, in der Obhut dieser „Kostenmanager“, wie wirtschaftlich das Hotel in diesen Zeiten unterwegs ist.
Keine Schnäppchen jagen
Die besondere Herausforderung: Mann oder Frau ist Kostenmanager und Dienstleister in einer Person. Anforderungen, die in dem einen oder anderen Persönlichkeitsfall gegensätzlicher nicht sein könnten. Trotzdem müssen sie erfüllt werden. Die Folgen des Kostendrucks sind nicht selten das Zurückfallen in mittelalterliche Einkaufsverhaltensmuster – vom reflexartigen Ad-hoc-Shoppen bis hin zum leidenschaftlichen Schnäppchenjagen, bei dem jeder Cent-Artikel haarscharf verglichen und bei unterschiedlichsten Lieferanten bestellt wird. Das ist sicher die falsche Lösung. Genauso falsch ist der Versuch, Kosten zu senken, indem nur noch die billigsten Produkte und Güter beschafft werden. Wer von einem Extrem ins andere fällt, handelt mit Zitronen: Geht die Qualitätsspirale nach unten, bleiben die Gäste erst recht weg. Da freut sich dann aber die Konkurrenz.
Es muss also ein praktikabler Weg gefunden werden, zielgerichtet und nachhaltig die Kosten rund um die Beschaffung zu senken und zu optimieren, ohne hierbei Zugeständnisse zu machen in Bezug auf für den Betrieb unverzichtbare Produktqualitäten. Eine Möglichkeit bietet der 5-Punkte-Kostendiät-Plan, der in nahezu jedem Hotel funktioniert.
1. Ausschreibungen der volumenstarken Einkaufsbereiche: Definieren Sie in Ihren wichtigsten Beschaffungsbereichen den Bedarf an Produkten, Mengen und vor allem Produkteigenschaften. Dazu können neben Food, Beverage oder Reinigungsmittel auch die laufenden Drucksachen und Kataloge pro Jahr gehören. Fassen Sie diese Produkte bestmöglich zusammen und lassen Sie diese dann von nicht weniger als drei verschiedenen Lieferanten „bepreisen“ (Ausschreibung). Sie erhalten somit einen optimalen Marktüberblick und Preisspiegel.
2. Konzentration von mehr Einkaufsvolumen auf weniger Lieferanten: Je geringer die Zahl der Lieferanten ist, desto weniger Bestellaufwand sowie Aufwand in der Warenannahme und -ausgabe als auch Buchhaltung haben Sie. Ein wichtiger Effekt ist außerdem die deutliche Konditionsverbesserung, die mit der Lieferantenbündelung einhergeht.
3. Bestellabläufe durch klare Strukturen vereinfachen: Definieren Sie, dass Bestellungen nahezu durchgängig schriftlich durchgeführt werden. Nur so sind Sie in der Lage, beim Bestelleingang auch nachvollziehen zu können, ob die gelieferte Ware mit der Bestellung übereinstimmt.
Entwickeln Sie Ordersätze zusammen mit Ihren Lieferanten oder stellen Sie Ihre Bestellabwicklung auf Warenwirtschaftssysteme oder E-Procurement-Systeme (Lieferantenübergreifende Bestellplattformen auf Online-Basis wie zum Beispiel FutureLog) um.
4. Selbstabholung umstellen auf Belieferung: Der Charme der Selbstabholung von Waren ist, rauszukommen aus dem Betrieb, Ware auch direkt anfassen zu können. Gelegentlich sind vereinzelte Produkte bei der Selbstabholung auch durchaus preiswerter. Gegen die Selbstabholung spricht die zeitliche Abwesenheit vom Betrieb und damit Opportunitätskosten, höhere Kosten durch ungeplante Zusatzkäufe sowie der Kommissionierungs-, Dokumentations- und Logistikaufwand. Die kostentechnisch beste Variante ist die Belieferung bei einer maßvollen Zahl an Lieferrhythmen.
5. Zahlungsbedingungen optimieren und Mindestbestellwerte bei Bestellungen prüfen: Jetzt bieten viele Lieferanten Kostenvorteile durch Skonto an. Entwickeln Sie eine Liquiditätsplanung und bezahlen Sie die Lieferanten in der Reihenfolge der Zahlungsziele. Ansonsten empfiehlt es sich allein schon zum Beispiel auf Monatsrechnung umzustellen beziehungsweise auf einen schlankeren Fakturierungsrhythmus.
Durch diesen ersten Schritt hin zum „strategischen Einkauf können die Einkaufs- und Prozesskosten in jedem Hotel erfahrungsgemäß vom Start weg zwischen 5 Prozent bis zu 20 Prozent und mehr gesenkt werden. Das sind doch gute Aussichten für 2010. Und gute Aussichten für den Kostenmanager und verkannten Helden in uns.
Doch wer spielt diese Rolle des Kostenmanagers in den Hotels, die kein zentrales Controlling oder einen Zentraleinkauf haben? Als „erste Kostenmanager des Hauses“ müssen sich alle Personen fühlen, die Einkaufsverantwortung haben, Einkäufe auslösen und für den Beschaffungsablauf in ihren Bereichen zuständig sind. Denn Beschaffung verursacht Kosten. Zu den Kostenmanagern zählen folglich Küchenchefs, Hausdamen, Haustechniker, F&B-Manager, Direktoren, Geschäftsführer und auch Inhaber. Rund 35 Prozent vom Umsatz halten sie als direkte Einkaufskosten so in ihren Händen – für Verbrauchsgüter, Food, Beverage, Dienstleistungen und Investitionsgüter zusammengefasst. Das ist viel Geld. Es liegt in ihrer Obhut, in der Obhut dieser „Kostenmanager“, wie wirtschaftlich das Hotel in diesen Zeiten unterwegs ist.
Keine Schnäppchen jagen
Die besondere Herausforderung: Mann oder Frau ist Kostenmanager und Dienstleister in einer Person. Anforderungen, die in dem einen oder anderen Persönlichkeitsfall gegensätzlicher nicht sein könnten. Trotzdem müssen sie erfüllt werden. Die Folgen des Kostendrucks sind nicht selten das Zurückfallen in mittelalterliche Einkaufsverhaltensmuster – vom reflexartigen Ad-hoc-Shoppen bis hin zum leidenschaftlichen Schnäppchenjagen, bei dem jeder Cent-Artikel haarscharf verglichen und bei unterschiedlichsten Lieferanten bestellt wird. Das ist sicher die falsche Lösung. Genauso falsch ist der Versuch, Kosten zu senken, indem nur noch die billigsten Produkte und Güter beschafft werden. Wer von einem Extrem ins andere fällt, handelt mit Zitronen: Geht die Qualitätsspirale nach unten, bleiben die Gäste erst recht weg. Da freut sich dann aber die Konkurrenz.
Es muss also ein praktikabler Weg gefunden werden, zielgerichtet und nachhaltig die Kosten rund um die Beschaffung zu senken und zu optimieren, ohne hierbei Zugeständnisse zu machen in Bezug auf für den Betrieb unverzichtbare Produktqualitäten. Eine Möglichkeit bietet der 5-Punkte-Kostendiät-Plan, der in nahezu jedem Hotel funktioniert.
1. Ausschreibungen der volumenstarken Einkaufsbereiche: Definieren Sie in Ihren wichtigsten Beschaffungsbereichen den Bedarf an Produkten, Mengen und vor allem Produkteigenschaften. Dazu können neben Food, Beverage oder Reinigungsmittel auch die laufenden Drucksachen und Kataloge pro Jahr gehören. Fassen Sie diese Produkte bestmöglich zusammen und lassen Sie diese dann von nicht weniger als drei verschiedenen Lieferanten „bepreisen“ (Ausschreibung). Sie erhalten somit einen optimalen Marktüberblick und Preisspiegel.
2. Konzentration von mehr Einkaufsvolumen auf weniger Lieferanten: Je geringer die Zahl der Lieferanten ist, desto weniger Bestellaufwand sowie Aufwand in der Warenannahme und -ausgabe als auch Buchhaltung haben Sie. Ein wichtiger Effekt ist außerdem die deutliche Konditionsverbesserung, die mit der Lieferantenbündelung einhergeht.
3. Bestellabläufe durch klare Strukturen vereinfachen: Definieren Sie, dass Bestellungen nahezu durchgängig schriftlich durchgeführt werden. Nur so sind Sie in der Lage, beim Bestelleingang auch nachvollziehen zu können, ob die gelieferte Ware mit der Bestellung übereinstimmt.
Entwickeln Sie Ordersätze zusammen mit Ihren Lieferanten oder stellen Sie Ihre Bestellabwicklung auf Warenwirtschaftssysteme oder E-Procurement-Systeme (Lieferantenübergreifende Bestellplattformen auf Online-Basis wie zum Beispiel FutureLog) um.
4. Selbstabholung umstellen auf Belieferung: Der Charme der Selbstabholung von Waren ist, rauszukommen aus dem Betrieb, Ware auch direkt anfassen zu können. Gelegentlich sind vereinzelte Produkte bei der Selbstabholung auch durchaus preiswerter. Gegen die Selbstabholung spricht die zeitliche Abwesenheit vom Betrieb und damit Opportunitätskosten, höhere Kosten durch ungeplante Zusatzkäufe sowie der Kommissionierungs-, Dokumentations- und Logistikaufwand. Die kostentechnisch beste Variante ist die Belieferung bei einer maßvollen Zahl an Lieferrhythmen.
5. Zahlungsbedingungen optimieren und Mindestbestellwerte bei Bestellungen prüfen: Jetzt bieten viele Lieferanten Kostenvorteile durch Skonto an. Entwickeln Sie eine Liquiditätsplanung und bezahlen Sie die Lieferanten in der Reihenfolge der Zahlungsziele. Ansonsten empfiehlt es sich allein schon zum Beispiel auf Monatsrechnung umzustellen beziehungsweise auf einen schlankeren Fakturierungsrhythmus.
Durch diesen ersten Schritt hin zum „strategischen Einkauf können die Einkaufs- und Prozesskosten in jedem Hotel erfahrungsgemäß vom Start weg zwischen 5 Prozent bis zu 20 Prozent und mehr gesenkt werden. Das sind doch gute Aussichten für 2010. Und gute Aussichten für den Kostenmanager und verkannten Helden in uns.
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