AHGZ 18.04.2009: Einkaufen heißt verhandeln

STUTTGART. Wenn es um Einkaufsverhandlungen geht, herrschen im Gastgewerbe häufig Unsicherheit und Ratlosigkeit. Die wichtigsten Fragen sind: Welche Verhandlungsstrategien gibt es und wie geht man mit den Lieferanten richtig um?
In der Regel handelt es sich um zwei Parteien: Das Hotel und den Lieferanten. Gründe und Anlässe für die Verhandlung kann es viele geben, zum Beispiel:
- Jahresgespräch
- Konditionsverhandlung eines Sortimentsbereiches
- Reklamationen
- Wechsel der Ansprechpartner
- Ankündigung von Produktänderungen auf Lieferantenseite
- Ankündigung von Preisänderungen auf Lieferantenseite

Egal, welchen Auslöser es gibt: In der Verhandlung stoßen unterschiedliche Interessen aufeinander. Jeder hat seine Sichtweise und seine Vorstellungen, seine Ziele und Wünsche.
Umso entscheidender ist es, jede, aber auch wirklich jede Verhandlung exakt vorzubereiten. Schon das kleinste Lieferantengespräch ist bereits eine Verhandlung. Da die meisten Hotels und Hotelketten ihren Einkauf dezentral organisiert haben, ist es unverzichtbar, dass im ganzen Haus oder der Kette eine einheitlich strukturierte Vorgehensweise definiert und vorgegeben ist. Nur so sind Einkaufserfolge ganzheitlich möglich.

Strategie trainieren
Bei den meisten Hotels und Hotelketten herrscht der dezentrale Einkauf vor – das heißt, in nahezu jeder Abteilung finden Einkaufsvorgänge statt. Dazu kommen Lieferantengespräche, die jeder Einkaufsverantwortliche mit „seinen“ Lieferanten führt. Ein Grund, weshalb gerade Verhandlungsstrategien einheitlich definiert und vor allem trainiert sein müssen.
Die drei Bestandteile einer Verhandlung sind Vorbereitung, Verhandlung und Nachbereitung. Zum Thema Vorbereitung gilt folgende Regel: Besser
10 Lieferantengespräche zu 100 Prozent vorbereitet, als 100 Lieferantegespräche zu 10 Prozent. Zur Vorbereitung zählen unter anderem folgende Punkte, die geklärt und beantwortet werden müssen:
- Was will ich mit dem Gespräch erreichen?
- Welche Argumente habe ich?
- Was kann ich verhandeln?
- Welche Argumente hat der Lieferant?
- Welche Personen nehme ich mit in die Verhandlung?
- Welchen Ort wähle ich für die Verhandlung?
- Welche Strategie verfolge ich in der Verhandlung: Kooperation, Druck, Ausweichen, Nachgeben, oder eine Mischung daraus?

Sachlich bleiben
Große Potenziale stecken in der richtigen Wahl der Verhandlungsstrategie. Die muss, je nach Ausgangs- und Gesprächslage entsprechend gewählt oder verändert werden. Erhöhe ich den Druck, versuche ich stärker auszuweichen oder gebe ich nach? Es gibt viele Varianten, Druck auszuüben. Schreien und auf den Tisch hauen oder Drohen sind dabei die Naheliegenden. Das Spektrum ist jedoch weitaus größer, als man denkt. Das Gleiche gilt für die Strategie des Ausweichens. Zur Verhandlung selbst ist Folgendes zu beachten: Gleich, um welche Themen es geht, ist es ratsam, mental auf der sogenannten Meta-Ebene zu bleiben. Die Meta-Ebene ist die Sachebene. Auf dieser Ebene kann man agieren und unbefangen reagieren. Und Emotionen bleiben außen vor, was für jede Verhandlung der zentrale Schlüssel zum Erfolg ist.
Wer fragt führt, das gilt auch für Verhandlungen mit Lieferanten. Sind weitere Kollegen mit in der Verhandlung, dann sollte vor dem Treffen besprochen sein, wer sich wie verhält und wer welche Rolle übernimmt.

Alles dokumentieren
So wie Du behandelst, wirst Du behandelt – nach diesem Grundsatz sollte auch ein Einkaufsgespräch geführt werden. Es ist immer wieder erstaunlich, wie schlecht mit einigen Lieferanten umgegangen wird: Man mutet ihnen lange Wartezeiten zu, ist unpünktlich und überheblich, lässt es an der notwendigen Gastfreundschaft mangeln und anderes mehr. Eine solche Behandlung birgt ein großes Risiko: Der Lieferant ist verletzt oder gar „bockig“ und damit alles andere als zur bedingungslosen Aufopferung bereit, die allerbesten Einkaufsvorteile zu gewähren. Ganz problematisch wird es, sollten sich in der Zukunft die Kräfteverhältnisse verschieben.
Zur Nachbereitung gehört die Dokumentation des Gesprächs. Und zwar durch den Einkäufer oder Einkaufsverantwortlichen und nicht durch den Lieferanten! So wird sichergestellt, dass nichts vergessen wird, was besprochen wurde und der Einkaufsverantwortliche den Lieferanten kontrollieren kann, ob er seinen Verpflichtungen nachgekommen ist. Zudem wird so die Transparenz im Unternehmen sicher gestellt.
Die gängige Praxis sieht anders aus: Etwa die Hälfte der Lieferantengespräche, die Hotels führen, werden weder vom Lieferanten noch vom Einkaufsverantwortlichen dokumentiert.
Die Ergebnisse des Gespräches müssen anschließend im Hotel kommuniziert werden, sodass jeder Mitarbeiter einschließlich der Geschäftsführung oder Direktion informiert ist: Gibt es neue Preise? Welche Kosteneinsparungen wurden erzielt? Was wurde an Änderungen und Verbesserungen beschlossen?

Ausbildung ist wichtig
Um professionell verhandeln zu können, muss man ausgebildet sein. Sonst wird man „verhandelt“. Warenkunde, in der nahezu alle Einkaufsverantwortlichen sattelfest sind, reicht bei weitem nicht.
Zur Verhandlungsführung gehören Auftreten, Rhetorik, Sicherheit bei den Verhandlungsstrategien und anderes mehr. Ein Verkäufer eines Lieferanten bekommt im Schnitt zwischen 6 bis 8 Tage Verkaufstraining im Jahr; zusätzlich zur Warenkunde. In der Hotellerie bekommt nicht einmal ein Drittel der Einkaufsverantwortlichen regelmäßige Trainings im Bereich Einkauf und Verhandlungsführung. Somit stehen sich zwei vollkommen ungleiche Partner gegenüber, bei dem unter diesen Voraussetzungen schon vor Verhandlungsbeginn fest steht, wer „gewinnen“ wird.

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