Kostenexplosion macht dem Einkauf Beine
- Autor Jochen Oehler ist Geschäftsführer der progros, Mitautor verschiedener Lexika und Publikationen sowie Lehrbeauftragter der Berufsakademie Ravensburg
Viele Produkte, die wir in der Hotellerie einsetzen, sind in den letzten zwölf Monaten teurer geworden. Teilweise massiv und partiell bis zu 30 Prozent. Von Verbrauchsgütern wie Hygienepapiere oder Küchenkleinmaterial über Investitionsgüter, Energie oder aber auch zugekaufte Dienstleistungen wie Gebäudereinigung oder Wäscheservice.
Viele Kostentreiber
Es gibt viele Aspekte, die dazu beitragen, dass diese Kostenentwicklung – mal stärker, mal schwächer – so weiter geht. Etwa knapper werdende Angebotsmengen durch steigende Nachfrage, oder sinkende Erträge bei Ernten durch Ernteausfälle, langfristig aber auch steigende Energiekosten und erhöhte Logistikkosten. Hinzu kommen steigende Markenstandards und damit der Druck auf die Hotellerie generell, zur Erhaltung der eigenen Wettbewerbsfähigkeit, mitzuziehen und ebenfalls „aufzurüsten“.
Der Einkaufskostenanteil eines „Voll-Hotels“ liegt bereits durchschnittlich bei 30 bis 35 Prozent. Hierin enthalten sind alle Einkaufskosten, die für Produkte und Dienstleistungen aufgebracht werden müssen, die extern beschafft werden. Bei einem Hotel mit einem NOP (Net Operating Profit) von 5 Prozent bedeutet dies, dass allein eine zweiprozentige Steigerung der Einkaufskosten den Gewinn dieses Hotels um 14 Prozent reduziert. Bei der aktuellen und zu erwartenden Kostenentwicklung lässt sich das auf Dauer nicht durchhalten, da Kostensteigerungen vielfach nur zum Teil oder gar nicht oder nicht sofort an die Gäste weitergegeben werden können. Hauptgrund: der Wettbewerb.
Großes Sparpotenzial
Erschwerend kommt hinzu, dass die Hotellerie im Einkauf nicht gut aufgestellt ist. Dies bestätigt das Ergebnis einer repräsentativen Studie des Supply Management Institutes aus dem Jahr 2008. Die Untersuchung hat die Professionalität und den Reifegrad des Einkaufs über verschiedene Branchen verglichen. Es verwundert nicht, dass Branchen mit hohem Kosten- und Wettbewerbsdruck eine sehr hohe Einkaufsprofessionalität aufzeigen, so zum Beispiel die Automobilindustrie. Und wo steht der Einkauf in der Hotellerie? Am Ende. Noch hinter Ämtern und Behörden. Trauriges Schlusslicht also im Branchenvergleich.
Die gute Nachricht: Im Gegensatz zu allen anderen Branchen hat die Hotellerie das größte Optimierungspotenzial im Einkauf. Bezogen auf die reinen Einkaufskosten von Produkten und Dienstleistungen sowie die damit in Zusammenhang stehenden Prozesskosten, also Arbeitskosten.
Der Weg, diese Potenziale zu entdecken und auszuschöpfen, führt ausschließlich über die Anwendung professioneller Einkaufsinstrumente. Zu diesen gehören unter anderen:
Viele Kostentreiber
Es gibt viele Aspekte, die dazu beitragen, dass diese Kostenentwicklung – mal stärker, mal schwächer – so weiter geht. Etwa knapper werdende Angebotsmengen durch steigende Nachfrage, oder sinkende Erträge bei Ernten durch Ernteausfälle, langfristig aber auch steigende Energiekosten und erhöhte Logistikkosten. Hinzu kommen steigende Markenstandards und damit der Druck auf die Hotellerie generell, zur Erhaltung der eigenen Wettbewerbsfähigkeit, mitzuziehen und ebenfalls „aufzurüsten“.
Der Einkaufskostenanteil eines „Voll-Hotels“ liegt bereits durchschnittlich bei 30 bis 35 Prozent. Hierin enthalten sind alle Einkaufskosten, die für Produkte und Dienstleistungen aufgebracht werden müssen, die extern beschafft werden. Bei einem Hotel mit einem NOP (Net Operating Profit) von 5 Prozent bedeutet dies, dass allein eine zweiprozentige Steigerung der Einkaufskosten den Gewinn dieses Hotels um 14 Prozent reduziert. Bei der aktuellen und zu erwartenden Kostenentwicklung lässt sich das auf Dauer nicht durchhalten, da Kostensteigerungen vielfach nur zum Teil oder gar nicht oder nicht sofort an die Gäste weitergegeben werden können. Hauptgrund: der Wettbewerb.
Großes Sparpotenzial
Erschwerend kommt hinzu, dass die Hotellerie im Einkauf nicht gut aufgestellt ist. Dies bestätigt das Ergebnis einer repräsentativen Studie des Supply Management Institutes aus dem Jahr 2008. Die Untersuchung hat die Professionalität und den Reifegrad des Einkaufs über verschiedene Branchen verglichen. Es verwundert nicht, dass Branchen mit hohem Kosten- und Wettbewerbsdruck eine sehr hohe Einkaufsprofessionalität aufzeigen, so zum Beispiel die Automobilindustrie. Und wo steht der Einkauf in der Hotellerie? Am Ende. Noch hinter Ämtern und Behörden. Trauriges Schlusslicht also im Branchenvergleich.
Die gute Nachricht: Im Gegensatz zu allen anderen Branchen hat die Hotellerie das größte Optimierungspotenzial im Einkauf. Bezogen auf die reinen Einkaufskosten von Produkten und Dienstleistungen sowie die damit in Zusammenhang stehenden Prozesskosten, also Arbeitskosten.
Der Weg, diese Potenziale zu entdecken und auszuschöpfen, führt ausschließlich über die Anwendung professioneller Einkaufsinstrumente. Zu diesen gehören unter anderen:
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Bestandsaufnahme: Ermitteln Sie, wer, was, wann, wo, wie und zu welchen Preisen einkauft.
Ausschreibungen: Führen Sie jährlich Ausschreibungen in den Top-Einkaufsbereichen Ihres Hotels durch. Definieren Sie Ihre Produkte und spezifizieren Sie Ihre Qualitätsanforderungen. Nur so erfahren Sie tatsächlich, ob Sie gute oder schlechte Einkaufspreise haben.
Lieferantenkonzentration: Reduzieren Sie die Zahl der Lieferanten, mit denen Sie arbeiten, auf ein bedarfsgerechtes Minimum. Devise: So wenig wie möglich, soviel wie nötig.
Einkaufsabläufe: Definieren Sie die Einkaufsregeln und Bestellabläufe als auch die „gesetzten“ Lieferanten und schaffen Sie Lösungen für die Kontrolle der Einhaltung.
Training: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in puncto Verhandlungsführung und Präsentationstechnik. Das sind die kritischen Kriterien im Einkauf.
Kommunikation: Kommunizieren Sie Lieferantenabkommen und Kostenergebnisse im Hotel, binden Sie Ihre Kern-Lieferanten in Ihre strategische Jahresplanung ein.
Der Einkauf muss sich zu einer strategischen Unternehmensfunktion im Hotel entwickeln. Dies wird auch als Supply Management bezeichnet. In vielen großen Konzernen ist der Bereich Supply Management inzwischen im Vorstand angesiedelt (zum Beispiel bei Hugo Boss, Linde oder Porsche). Dies bedeutet jedoch nicht, dass der Vorstand höchstpersönlich einkauft. Er definiert aber die Philosophie und legt die Einkaufsstrategie fest, damit sicher gestellt ist, dass das Unternehmen zu bestmöglichen Konditionen einkauft.
Die Einkaufskosten für die Hotellerie werden weiter steigen. Der Hotelier sollte die Kostenexplosion als eine Chance sehen: Die Bereitschaft aller einkaufsverantwortlichen Mitarbeiter und Führungskräfte war selten so groß wie heute, Einkaufsabläufe auf den Prüfstand zu stellen und den gesamten Einkauf strategisch klug zu optimieren, für bessere Betriebsergebnisse und mehr Wettbewerbsfähigkeit. Der Herbst als Budget- und Planungszeit ist der ideale Moment, die Einkaufsweichen für 2009 zu stellen.
Die Einkaufskosten für die Hotellerie werden weiter steigen. Der Hotelier sollte die Kostenexplosion als eine Chance sehen: Die Bereitschaft aller einkaufsverantwortlichen Mitarbeiter und Führungskräfte war selten so groß wie heute, Einkaufsabläufe auf den Prüfstand zu stellen und den gesamten Einkauf strategisch klug zu optimieren, für bessere Betriebsergebnisse und mehr Wettbewerbsfähigkeit. Der Herbst als Budget- und Planungszeit ist der ideale Moment, die Einkaufsweichen für 2009 zu stellen.
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