Kostenoptimierung durch Online-Beschaffung

Steigende Einkaufskosten treffen auch die Hotellerie zurzeit sehr hart. Die Optimierung der Einkaufskosten und -abläufe ist daher ein wichtiges Managementthema. Eine zentrale Rolle spielt dabei das E-Procurement (elektronische Bestellabwicklung). Die progros hat zur weiteren Optimierung der Einkaufskosten ihrer knapp 600 Hotelkunden daher die elektronische Beschaffungsplattform mit dem Namen FutureLog eingeführt.

Bereits heute wickelt die FutureLog AG ein Gesamtvolumen von über 55 Mio. Euro online ab. „Wir haben uns nach einigen Jahren Recherchearbeit unter vielen Anbietern für das in Europas Spitzen-Hotellerie führende E-Procurement-System FutureLog entschieden, da diese Beschaffungsplattform speziell auf Basis der besonderen Bedürfnisse des strategischen und operativen Einkaufs von Hotels entwickelt wurde“, so Oehler. Eingebunden ist FutureLog im progros-Extranet und ist darüber für alle progros Hotels kostenfrei zu benutzen. „Die neue Online-Beschaffungsplattform der progros ist ein optimales Werkzeug, die Einkaufsabläufe der Hotels und Hotelketten zu optimieren und online einen besten Überblick über alle elektronischen Einkäufe unserer Gruppe zu erhalten“, erklärt Mario Pick, Geschäftsführer der Welcome Hotels, die das System über progros nutzen. „Unsere Bestellungen und auch die Belieferung werden dadurch schneller und fehlerfrei – außerdem können wir über die hinterlegten Bestelllisten Warenkörbe erstellen und neue Ausschreibungen deutlich vereinfachen. Wir erhoffen uns große Zeit- und Kostenvorteile durch Future Log“, so Pick.

FutureLog ist für jeden Anwender im Hotel einfach zu bedienen. Mithilfe eines Internet-Zugangs und persönlichen Log-in Daten stehen dem Benutzer über das progros-Extranet alle wichtigen Informationen direkt auf den ersten Blick zur Verfügung: Zahlreiche Artikelinformationen mit Fotos, News, Preisänderungen und Spezialangebote der progros-Lieferanten. Der einfache und anwenderfreundliche Seitenaufbau ermöglicht eine intuitive Bedienung der Plattform: Jedem progros-Hotel steht eine geschlossene Umgebung zur Verfügung, die die Vertraulichkeit der Daten gewährleistet. Der Benutzer kann die Waren, die (nach-)bestellt werden sollen, sowohl online als auch per Handscanner erfassen. Der Scanner wird anschließend mit dem PC verbunden und die Bestellung wird online abgeschickt.

Lieferantenübergreifende Bestelllisten können in FutureLog hinterlegt und jederzeit abgerufen oder geklont werden. Sie ermöglichen eine neue Transparenz über die Produkte sowie Bestellmengen in einem Hotel. In einem Archiv sind sämtliche Bestellungen ersichtlich und mit einem Farbcode gekennzeichnet. Dieser lässt den Status der einzelnen Bestellungen sofort erkennen. Angebunden ist auch ein sehr umfassendes Berichtswesen für den Einkauf aber auch für die Lieferanten.

„Die Vorteile der Online-Beschaffung liegen auf der Hand: Das System ist für jeden Anwender ohne Vorkenntnisse kinderleicht zu bedienen und beschleunigt die Bestellprozesse erheblich. Damit schlägt die Beschaffungsabwicklung auf dem Online-Weg die bisherige Bestellung per Fax“, erklärt Oehler. Oehler weiter: „Durch die hinterlegte Bestellhistorie und detaillierte Bestelllisten, die einfach exportiert werden können, erhalten Hotels einen maximalen Überblick. FutureLog ist ein weiterer wichtiger Schritt, den Einkauf unserer Hotels effizienter zu machen und Einsparpotenziale voll auszuschöpfen.“